Registro deliberazioni
n. 8 del 16 novembre 2004 IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI Nella seduta odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodotà, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vice presidente, del prof. Gaetano Rasi e del dott. Mauro Paissan, componenti, e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale; VISTO l’art. 27 della direttiva n. 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio del 24 ottobre 1995, secondo cui gli Stati membri e la Commissione incoraggiano l’elaborazione di codici di condotta destinati a contribuire, in funzione delle specificità settoriali, alla corretta applicazione delle disposizioni nazionali di attuazione della direttiva adottate dagli Stati membri; VISTI gli artt. 12 e 154, comma 1, lett. e) del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196), i quali attribuiscono al Garante il compito di promuovere nell’ambito delle categorie interessate, nell’osservanza del principio di rappresentatività e tenendo conto dei criteri direttivi delle raccomandazioni del Consiglio d’Europa sul trattamento dei dati personali, la sottoscrizione di codici di deontologia e di buona condotta per determinati settori, verificarne la conformità alle leggi e ai regolamenti anche attraverso l’esame di osservazioni di soggetti interessati e contribuire a garantirne la diffusione e il rispetto; VISTO l’art. 117 del Codice con il quale è stato demandato al Garante il compito di promuovere la sottoscrizione di un codice di deontologia e di buona condotta per il trattamento dei dati personali effettuato nell'ambito di sistemi informativi di cui sono titolari soggetti privati, utilizzati a fini di concessione di crediti al consumo, nonché riguardanti l'affidabilità e la puntualità nei pagamenti da parte degli interessati; VISTO il provvedimento generale del Garante adottato il 31 luglio 2002 (in Bollettino del Garante n. 30/2002, p. 47) con il quale, nelle more dell’adozione del predetto codice di deontologia e di buona condotta, sono state nel frattempo prescritte, ai soggetti privati che gestiscono sistemi informativi di rilevazione di rischi creditizi, nonché alle banche e società finanziarie che vi accedono, alcune prime misure da adottare al fine di conformare il relativo trattamento ai principi in materia di protezione dei dati personali; VISTO il provvedimento del 10 aprile 2002, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana 8 maggio 2002, n. 106, con il quale il Garante ha promosso la sottoscrizione del codice di deontologia e di buona condotta; VISTE le comunicazioni pervenute al Garante in risposta al citato provvedimento del 10 aprile 2002, con le quali diversi soggetti privati, associazioni di categoria ed associazioni di consumatori hanno manifestato la volontà di partecipare all’adozione di tale codice e rilevato che si è anche formato un apposito gruppo di lavoro composto da rappresentanti dei predetti soggetti; CONSIDERATO che il testo del codice di deontologia e di buona condotta è stato oggetto di ampia diffusione anche attraverso la sua pubblicazione sul sito Internet di questa Autorità, resa nota tramite avviso sulla Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana 18 agosto 2004, n. 193, al fine di favorire il più ampio dibattito e di permettere la raccolta di eventuali osservazioni e integrazioni al testo medesimo da parte di tutti i soggetti interessati; VISTE le osservazioni pervenute a seguito di tale avviso e le modifiche apportate allo schema del codice, poi sottoscritto il 12 novembre 2004; CONSTATATA la conformità del codice di deontologia e di buona condotta alle leggi ed ai regolamenti anche in relazione a quanto previsto dall’art. 12 del Codice; VISTO l’art. 5 del codice di deontologia e di buona condotta; CONSIDERATO che dalle predette consultazioni sono emersi anche alcuni dettagli operativi che rendono necessario indicare modalità di attuazione idonee ed efficaci delle disposizioni in materia di informativa da rendere agli interessati ai sensi dell’art. 13 del Codice; RITENUTO pertanto indispensabile prescrivere, ai sensi dell’art. 154, comma 1, lett. c) del Codice, un modello unico per l’informativa, basato su espressioni chiare, semplici e di agevole comprensione, e da adottare da tutti i soggetti privati titolari dei trattamenti di dati personali effettuati, in modo effettivo ed uniforme; RILEVATO che il rispetto delle disposizioni contenute nel codice di deontologia e di buona condotta costituisce condizione essenziale per la liceità e la correttezza del trattamento dei dati personali effettuato da soggetti privati e pubblici (art. 12, comma 3, del Codice); RILEVATO altresì che i titolari del trattamento sono tenuti a fare uso del modello unico di informativa che il presente provvedimento prescrive, al quale potranno apportarvi eventuali modifiche sostanziali o integrazioni con esso compatibili, unicamente previo assenso di questa Autorità, salvi eventuali adattamenti meramente formali; CONSIDERATO che, ai sensi dell’art. 12, comma 2, del Codice, il codice di deontologia e di buona condotta deve essere pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana a cura del Garante e, con decreto del Ministro della giustizia, riportato nell’Allegato A) al medesimo Codice; VISTA la documentazione in atti; VISTE le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell’art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000, adottato con deliberazione n. 15 del 28 giugno 2000 e pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana n. 162 del 13 luglio 2000; Relatore il dott. Mauro Paissan;
TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE:
a) dispone la trasmissione del codice di deontologia e di buona condotta per i sistemi informativi gestiti da soggetti privati in tema di crediti al consumo, affidabilità e puntualità nei pagamenti, che figura in allegato, all’Ufficio pubblicazione leggi e decreti del Ministero della giustizia per la sua pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana, nonché al Ministro della giustizia per essere riportato nell’Allegato A) al Codice; b) individua, in allegato alla presente deliberazione, il modello di informativa contenente i requisiti minimi che, ai sensi dell'art. 154, comma 1, lett, c), del Codice, prescrive a tutti i titolari del trattamento interessati di utilizzare nei termini di cui in motivazione. Roma, 16 novembre 2004 IL PRESIDENTE
Rodotà IL RELATORE
Paissan IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli Codice di deontologia e di buona condotta per i sistemi informativi gestiti da soggetti privati in tema di crediti al consumo, affidabilità e puntualità nei pagamenti
Preambolo
I sottoindicati soggetti privati sottoscrivono il presente codice di deontologia e di buona condotta sulla base delle seguenti premesse:
il trattamento di dati personali effettuato nell'ambito di sistemi informativi di cui sono titolari soggetti privati, utilizzati a fini di credito al consumo o comunque riguardanti l'affidabilità e la puntualità dei pagamenti, deve svolgersi nel rispetto dei diritti, delle libertà fondamentali e della dignità delle persone interessate, in particolare del diritto alla protezione dei dati personali, del diritto alla riservatezza e del diritto all'identità personale;
con il presente codice sono individuate adeguate garanzie e modalità di trattamento a tutela dei diritti degli interessati da osservare nel perseguire finalità di tutela del credito e di contenimento dei relativi rischi, in modo da agevolare anche l'accesso al credito al consumo e ridurre il rischio di eccessivo indebitamento da parte degli interessati;
la sottoscrizione del presente codice è promossa dal Garante per la protezione dei dati personali nell'ambito delle associazioni rappresentative degli operatori del settore, ai sensi degli artt. 12 e 117 del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196/2003);
tutti coloro che utilizzano dati personali per le finalità sopra indicate devono osservare le regole di comportamento stabilite dal presente codice come condizione essenziale per la liceità e la correttezza del trattamento;
gli stessi operatori del settore devono rispettare, altresì, le garanzie previste dal predetto Codice, in particolare in tema di manifestazione del consenso e di altri presupposti di liceità;
il presente codice non riguarda sistemi informativi di cui sono titolari soggetti pubblici e, in particolare, il servizio di centralizzazione dei rischi gestito dalla Banca d'Italia (artt. 13, 53, comma 1, lett. b), 60, comma 1, 64, 67, comma 1, lett. b), 106, 107, 144 e 145 del d.lg. 1 settembre 1993, n. 385 –Testo unico delle leggi in materia bancaria e creditizia–; delibera Cicr del 29 marzo 1994; provvedimento Banca d'Italia 10 agosto 1995; circolare Banca d'Italia 11 febbraio 1991, n. 139 e successivi aggiornamenti). Al sistema centralizzato di rilevazione dei rischi di importo contenuto istituito con deliberazione Cicr del 3 maggio 1999 (in G.U. 8 luglio 1999, n. 158) si applicano alcuni principi stabiliti dal presente codice in tema di informativa agli interessati e di esercizio dei diritti, in quanto compatibili con la specifica disciplina di riferimento (v., in particolare, le istruzioni della Banca d'Italia in G.U. 21 novembre 2000, n. 272).
Articolo 1. Definizioni
1. Ai fini del presente codice di deontologia e di buona condotta, si applicano le definizioni elencate nel Codice in materia di protezione dei dati personali (art. 4 d.lg. 30 giugno 2003, n. 196), di seguito denominato "Codice". Ai medesimi fini, si intende inoltre per: a) "richiesta/rapporto di credito": qualsiasi richiesta o rapporto riguardanti la concessione, nell'esercizio di un'attività commerciale o professionale, di credito sotto forma di dilazione di pagamento, di finanziamento o di altra analoga facilitazione finanziaria ai sensi del testo unico delle leggi in materia bancaria e creditizia (d.lg. 1 settembre 1993, n. 385); b) "regolarizzazione degli inadempimenti": l'estinzione delle obbligazioni pecuniarie inadempiute (derivanti sia da un mancato pagamento, sia da un ritardo), senza perdite o residui anche a titolo di interessi e spese o comunque a seguito di vicende estintive diverse dall'adempimento, in particolare a seguito di transazioni o concordati; c) "sistema di informazioni creditizie": ogni banca di dati concernenti richieste/rapporti di credito, gestita in modo centralizzato da una persona giuridica, un ente, un'associazione o un altro organismo in ambito privato e consultabile solo dai soggetti che comunicano le informazioni in essa registrate e che partecipano al relativo sistema informativo. Il sistema può contenere, in particolare: informazioni creditizie di tipo negativo, che riguardano soltanto rapporti di credito per i quali si sono verificati inadempimenti;
informazioni creditizie di tipo positivo e negativo, che attengono a richieste/rapporti di credito a prescindere dalla sussistenza di inadempimenti registrati nel sistema al momento del loro verificarsi;
d) "gestore": il soggetto privato titolare del trattamento dei dati personali registrati in un sistema di informazioni creditizie e che gestisce tale sistema stabilendone le modalità di funzionamento e di utilizzazione; e) "partecipante": il soggetto privato titolare del trattamento dei dati personali raccolti in relazione a richieste/rapporti di credito, che in virtù di contratto o accordo con il gestore partecipa al relativo sistema di informazioni creditizie e può utilizzare i dati presenti nel sistema, obbligandosi a comunicare al gestore i predetti dati personali relativi a richieste/rapporti di credito in modo sistematico, in un quadro di reciprocità nello scambio di dati con gli altri partecipanti. Fatta eccezione di soggetti che esercitano attività di recupero crediti, il partecipante può essere: una banca;
un intermediario finanziario;
un altro soggetto privato che, nell'esercizio di un'attività commerciale o professionale, concede una dilazione di pagamento del corrispettivo per la fornitura di beni o servizi;
f) "consumatore": la persona fisica che, in relazione ad una richiesta/rapporto di credito, agisce per scopi non riferibili all'attività imprenditoriale o professionale eventualmente svolta; g) "tempo di conservazione dei dati": il periodo nel quale i dati personali relativi a richieste/rapporti di credito rimangono registrati in un sistema di informazioni creditizie ed utilizzabili dai partecipanti per le finalità di cui al presente codice; h) "tecniche o sistemi automatizzati di credit scoring": le modalità di organizzazione, aggregazione, raffronto od elaborazione di dati personali relativi a richieste/rapporti di credito, consistenti nell'impiego di sistemi automatizzati basati sull'applicazione di metodi o modelli statistici per valutare il rischio creditizio, e i cui risultati sono espressi in forma di giudizi sintetici, indicatori numerici o punteggi, associati all'interessato, diretti a fornire una rappresentazione, in termini predittivi o probabilistici, del suo profilo di rischio, affidabilità o puntualità nei pagamenti. Articolo 2. Finalità del trattamento
1. Il trattamento dei dati personali contenuti in un sistema di informazioni creditizie è effettuato dal gestore e dai partecipanti esclusivamente per finalità correlate alla tutela del credito e al contenimento dei relativi rischi e, in particolare, per valutare la situazione finanziaria e il merito creditizio degli interessati o, comunque, la loro affidabilità e puntualità nei pagamenti. 2. Non può essere perseguito alcun altro scopo, specie se relativo a ricerche di mercato e promozione, pubblicità o vendita diretta di prodotti o servizi. Articolo 3. Requisiti e categorie dei dati
1. Il trattamento effettuato nell'ambito di un sistema di informazioni creditizie riguarda solo dati riferiti al soggetto che chiede di instaurare o è parte di un rapporto di credito con un partecipante e al soggetto coobbligato, anche in solido, la cui posizione è chiaramente distinta da quella del debitore principale. 2. Il trattamento non può riguardare i dati sensibili e quelli giudiziari, e concerne dati personali di tipo obiettivo, strettamente pertinenti e non eccedenti rispetto alle finalità perseguite, relativi ad una richiesta/rapporto di credito, e concernenti anche ogni vicenda intervenuta a qualsiasi titolo o causa fino alla regolarizzazione degli inadempimenti, nel rispetto dei tempi di conservazione stabiliti dall'art. 6. 3. Per ogni richiesta/rapporto di credito segnalato ad un sistema di informazioni creditizie possono essere trattate le seguenti categorie di dati, che il gestore indica in un elenco reso agevolmente disponibile su un proprio sito della rete di comunicazione, nonché comunica analiticamente agli interessati su loro richiesta: a) dati anagrafici, codice fiscale o partita Iva; b) dati relativi alla richiesta/rapporto di credito, descrittivi, in particolare, della tipologia di contratto, dell'importo del credito, delle modalità di rimborso e dello stato della richiesta o dell'esecuzione del contratto; c) dati di tipo contabile, relativi ai pagamenti, al loro andamento periodico, all'esposizione debitoria anche residua e alla sintesi dello stato contabile del rapporto; d) dati relativi ad attività di recupero del credito o contenziose, alla cessione del credito o a eccezionali vicende che incidono sulla situazione soggettiva o patrimoniale di imprese, persone giuridiche o altri enti. 4. Le codifiche ed i criteri eventualmente utilizzati per registrare dati in un sistema di informazioni creditizie e per facilitarne il trattamento sono diretti esclusivamente a fornire una rappresentazione oggettiva e corretta degli stessi dati, nonché delle vicende del rapporto di credito segnalato. L'utilizzo di tali codifiche e criteri è accompagnato da precise indicazioni circa il loro significato, fornite dal gestore, osservate dai partecipanti e rese agevolmente disponibili da entrambi, anche a richiesta degli interessati. 5. Nel sistema di informazioni creditizie sono registrati gli estremi identificativi del partecipante che ha comunicato i dati personali relativi alla richiesta/rapporto di credito. Tali estremi sono accessibili al gestore o agli interessati e non anche agli altri partecipanti. Articolo 4. Modalità di raccolta e registrazione dei dati
1. Salvo quanto previsto dal comma 5, il gestore acquisisce esclusivamente dai partecipanti i dati personali da registrare nel sistema di informazioni creditizie. 2. Il partecipante adotta idonee procedure di verifica per garantire la lecita utilizzabilità nel sistema, la correttezza e l'esattezza dei dati comunicati al gestore. 3. All'atto del ricevimento dei dati, il gestore verifica la loro congruità attraverso controlli di carattere formale e logico e, se i dati risultano incompleti od incongrui, li ritrasmette al partecipante che li ha comunicati, ai fini delle necessarie integrazioni e correzioni. All'esito dei controlli e delle eventuali integrazioni e correzioni, i dati sono registrati nel sistema di informazioni creditizie e resi disponibili a tutti i partecipanti. 4. Il partecipante verifica con cura i dati da esso trattati e risponde tempestivamente alle richieste di verifica del gestore, anche a seguito dell'esercizio di un diritto da parte dell'interessato. 5. Eventuali operazioni di eliminazione, integrazione o modificazione dei dati registrati in un sistema di informazioni creditizie sono disposte direttamente dal partecipante che li ha comunicati, ove tecnicamente possibile, ovvero dal gestore su richiesta del medesimo partecipante o d'intesa con esso, anche a seguito dell'esercizio di un diritto da parte dell'interessato, oppure in attuazione di un provvedimento dell'autorità giudiziaria o del Garante. 6. I dati relativi al primo ritardo nei pagamenti in un rapporto di credito sono utilizzati e resi accessibili agli altri partecipanti nel rispetto dei seguenti termini: a) nei sistemi di informazioni creditizie di tipo negativo, dopo almeno centoventi giorni dalla data di scadenza del pagamento o in caso di mancato pagamento di almeno quattro rate mensili non regolarizzate; b) nei sistemi di informazioni creditizie di tipo positivo e negativo: qualora l'interessato sia un consumatore, decorsi sessanta giorni dall'aggiornamento mensile di cui al successivo comma 8, oppure in caso di mancato pagamento di almeno due rate mensili consecutive, oppure quando il ritardo si riferisce ad una delle due ultime scadenze di pagamento. Nel secondo caso i dati sono resi accessibili dopo l'aggiornamento mensile relativo alla seconda rata consecutivamente non pagata;
negli altri casi, dopo almeno trenta giorni dall'aggiornamento mensile di cui al successivo comma 8 o in caso di mancato pagamento di una rata.
7. Al verificarsi di ritardi nei pagamenti, il partecipante, anche unitamente all'invio di solleciti o di altre comunicazioni, avverte l'interessato circa l'imminente registrazione dei dati in uno o più sistemi di informazioni creditizie. I dati relativi al primo ritardo di cui al comma 6 possono essere resi accessibili ai partecipanti solo decorsi almeno quindici giorni dalla spedizione del preavviso all'interessato. 8. Fermo restando quanto previsto dal comma 6, i dati registrati in un sistema di informazioni creditizie sono aggiornati periodicamente, con cadenza mensile, a cura del partecipante che li ha comunicati. Articolo 5. Informativa
1. Al momento della raccolta dei dati personali relativi a richieste/rapporti di credito, il partecipante informa l'interessato ai sensi dell'art. 13 del Codice anche con riguardo al trattamento dei dati personali effettuato nell'ambito di un sistema di informazioni creditizie. 2. L'informativa di cui al comma 1 reca in modo chiaro e preciso, nell'ambito della descrizione delle finalità e delle modalità del trattamento, nonché degli altri elementi di cui all'art. 13 del Codice, le seguenti indicazioni: a) estremi identificativi dei sistemi di informazioni creditizie cui sono comunicati i dati personali e dei rispettivi gestori; b) categorie di partecipanti che vi accedono; c) tempi di conservazione dei dati nei sistemi di informazioni creditizie cui sono comunicati; d) modalità di organizzazione, raffronto ed elaborazione dei dati, nonché eventuale uso di tecniche o sistemi automatizzati di credit scoring; e) modalità per l'esercizio da parte degli interessati dei diritti previsti dall'art. 7 del Codice. 3. L'informativa di cui al comma 2 è fornita agli interessati per iscritto secondo il modello allegato alla deliberazione che verifica la conformità del presente codice e, se inserita in un modulo utilizzato dal partecipante, è adeguatamente evidenziata e collocata in modo autonomo ed unitario, in parti o riquadri distinti da quelli relativi ad eventuali altre finalità del trattamento effettuato dal medesimo partecipante. 4. L'informativa dovuta per effetto di eventuali aggiornamenti o modifiche relativi alle indicazioni rese ai sensi del comma 2, anche in caso di cambiamento della denominazione e della sede del gestore, è fornita attraverso comunicazioni periodiche, nonché su uno o più siti Internet e a richiesta degli interessati. 5. Ad integrazione dell'informativa resa dai partecipanti singolarmente ad ogni interessato, il gestore fornisce un'informativa più dettagliata attraverso modalità ulteriori di diffusione delle informazioni al pubblico, anche mediante strumenti telematici. 6. Quando la richiesta di credito non è accolta, il partecipante comunica all'interessato se, per istruire la richiesta di credito, ha consultato dati personali relativi ad informazioni creditizie di tipo negativo in uno o più sistemi, indicandogli gli estremi identificativi del sistema da cui sono state rilevate tali informazioni e del relativo gestore. 7. Il partecipante fornisce all'interessato le altre notizie di cui agli articoli 9, comma 1, lett. d) e 10, comma 1, lett. c). Articolo 6. Conservazione e aggiornamento dei dati
1. I dati personali riferiti a richieste di credito, comunicati dai partecipanti, possono essere conservati in un sistema di informazioni creditizie per il tempo necessario alla relativa istruttoria e comunque non oltre centottanta giorni dalla data di presentazione delle richieste medesime. Se la richiesta di credito non è accolta o è oggetto di rinuncia il partecipante ne dà notizia al gestore con l'aggiornamento mensile di cui all'articolo 4, comma 8. In tal caso, i dati personali relativi alla richiesta cui l'interessato ha rinunciato o che non è stata accolta possono essere conservati nel sistema non oltre trenta giorni dalla data del loro aggiornamento. 2. Le informazioni creditizie di tipo negativo relative a ritardi nei pagamenti, successivamente regolarizzati, possono essere conservate in un sistema di informazioni creditizie fino a: a) dodici mesi dalla data di registrazione dei dati relativi alla regolarizzazione di ritardi non superiori a due rate o mesi; b) ventiquattro mesi dalla data di registrazione dei dati relativi alla regolarizzazione di ritardi superiori a due rate o mesi. 3. Decorsi i periodi di cui al comma 2, i dati sono eliminati dal sistema di informazioni creditizie se nel corso dei medesimi intervalli di tempo non sono registrati dati relativi ad ulteriori ritardi o inadempimenti. 4. Il partecipante ed il gestore aggiornano senza ritardo i dati relativi alla regolarizzazione di inadempimenti di cui abbiano conoscenza, avvenuta dopo la cessione del credito da parte del partecipante ad un soggetto che non partecipa al sistema, anche a seguito di richiesta dell'interessato munita di dichiarazione del soggetto cessionario del credito o di altra idonea documentazione. 5. Le informazioni creditizie di tipo negativo relative a inadempimenti non successivamente regolarizzati possono essere conservate nel sistema di informazioni creditizie non oltre trentasei mesi dalla data di scadenza contrattuale del rapporto oppure, in caso di altre vicende rilevanti in relazione al pagamento, dalla data in cui è risultato necessario il loro ultimo aggiornamento, o comunque dalla data di cessazione del rapporto. 6. Le informazioni creditizie di tipo positivo relative ad un rapporto che si è esaurito con estinzione di ogni obbligazione pecuniaria, possono essere conservate nel sistema non oltre ventiquattro mesi dalla data di cessazione del rapporto o di scadenza del relativo contratto, ovvero dal primo aggiornamento effettuato nel mese successivo a tali date. Tenendo conto del requisito della completezza dei dati in rapporto alle finalità perseguite (art. 11, comma 1, lett. d) del Codice), le predette informazioni di tipo positivo possono essere conservate ulteriormente nel sistema qualora in quest'ultimo risultino presenti, in relazione ad altri rapporti di credito riferiti al medesimo interessato, informazioni creditizie di tipo negativo concernenti ritardi od inadempimenti non regolarizzati. In tal caso, le informazioni creditizie di tipo positivo sono eliminate dal sistema allo scadere del termine previsto dal comma 5 per la conservazione delle informazioni di tipo negativo registrate nel sistema in riferimento agli altri rapporti di credito con l'interessato. 7. Qualora il consumatore interessato comunichi al partecipante la revoca del consenso al trattamento delle informazioni di tipo positivo, nell'ambito del sistema di informazioni creditizie, il partecipante ne dà notizia al gestore con l'aggiornamento mensile di cui all'articolo 4, comma 8. In tal caso, e in quello in cui la revoca gli sia stata comunicata direttamente dall'interessato, il gestore registra la notizia nel sistema ed elimina le informazioni non oltre novanta giorni dall'aggiornamento o dalla comunicazione. 8. Prima dell'eliminazione dei dati dal sistema di informazioni creditizie nei termini indicati ai precedenti commi, il gestore può trasporre i dati su altro supporto, ai fini della limitata conservazione per il tempo necessario, esclusivamente in relazione ad esigenze di difesa di un proprio diritto in sede giudiziaria, nonché della loro eventuale elaborazione statistica in forma anonima. 9. Le disposizioni del presente articolo non riguardano la conservazione ad uso interno, da parte del partecipante, della documentazione contrattuale o contabile contenente i dati personali relativi alla richiesta/rapporto di credito. Articolo 7. Utilizzazione dei dati
1. Il partecipante può accedere al sistema di informazioni creditizie anche mediante consultazione di copia della relativa banca dati, rispetto a dati per i quali sussiste un suo giustificato interesse, riguardanti esclusivamente: a) consumatori che chiedono di instaurare o sono parte di un rapporto di credito con il medesimo partecipante e soggetti coobbligati, anche in solido; b) soggetti che agiscono nell'ambito della loro attività imprenditoriale o professionale per i quali sia stata avviata un'istruttoria per l'instaurazione di un rapporto di credito o comunque per l'assunzione di un rischio di credito, oppure che siano già parte di un rapporto di credito con il medesimo partecipante; c) soggetti aventi un collegamento di tipo giuridico con quelli di cui alla lettera b), in particolare in quanto obbligati in solido o appartenenti a gruppi di imprese, sempre che i dati personali cui il partecipante intende accedere risultino oggettivamente necessari per valutare la situazione finanziaria e il merito creditizio dei soggetti di cui alla stessa lettera b). 2. Il sistema di informazioni creditizie è accessibile dal partecipante e dal gestore solo da un numero limitato, rispetto all'intera organizzazione del titolare, di responsabili ed incaricati del trattamento designati per iscritto, con esclusivo riferimento ai dati strettamente necessari, pertinenti e non eccedenti in rapporto alle finalità indicate nell'articolo 2, in relazione alle specifiche esigenze derivanti dall'istruttoria di una richiesta di credito o dalla gestione di un rapporto, concretamente verificabili sulla base degli elementi in possesso dei partecipanti medesimi. Nei soli limiti e con le medesime modalità appena indicate, il sistema è accessibile anche da banche ed intermediari finanziari appartenenti al gruppo bancario del partecipante all'esclusivo fine di curare l'istruttoria per l'instaurazione del rapporto di credito con l'interessato o comunque per l'assunzione del relativo rischio. 3. I partecipanti accedono al sistema di informazioni creditizie attraverso le modalità e gli strumenti anche telematici individuati per iscritto con il gestore, nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali. I dati personali relativi a richieste/rapporti di credito registrati in un sistema di informazioni creditizie sono consultabili con modalità di accesso graduale e selettivo, attraverso uno o più livelli di consultazione di informazioni sintetiche o riepilogative dei dati riferiti all'interessato, prima della loro visione in dettaglio e con riferimento anche ad eventuali dati riferiti a soggetti coobbligati o collegati ai sensi del comma 1. Sono, in ogni caso, precluse, anche tecnicamente, modalità di accesso che permettano interrogazioni di massa o acquisizioni di elenchi di dati concernenti richieste/rapporti di credito relativi a soggetti diversi da quelli che hanno chiesto di instaurare o sono parte di un rapporto di credito con il partecipante. 4. Non è inoltre consentito l'accesso ad un sistema di informazioni creditizie da parte di terzi, fatte salve le richieste da parte di organi giudiziari e di polizia giudiziaria per ragioni di giustizia, oppure da parte di altre istituzioni, autorità, amministrazioni o enti pubblici nei soli casi previsti da leggi, regolamenti o normative comunitarie e con l'osservanza delle norme che regolano la materia. Articolo 8. Accesso ed esercizio di altri diritti degli interessati
1. In relazione ai dati personali registrati in un sistema di informazioni creditizie, gli interessati possono esercitare i propri diritti secondo le modalità stabilite dal Codice, sia presso il gestore, sia presso i partecipanti che li hanno comunicati. Tali soggetti garantiscono, anche attraverso idonee misure organizzative e tecniche, un riscontro tempestivo e completo alle richieste avanzate. 2. Nella richiesta con la quale esercita i propri diritti, l'interessato indica anche, ove possibile, il codice fiscale e/o la partita iva, al fine di agevolare la ricerca dei dati che lo riguardano nel sistema di informazioni creditizie. 3. Il terzo al quale l'interessato conferisce, per iscritto, delega o procura per l'esercizio dei propri diritti, può trattare i dati personali acquisiti presso un sistema di informazioni creditizie esclusivamente per finalità di tutela dei diritti dell'interessato, con esclusione di ogni altro scopo perseguito dal terzo medesimo o da soggetti ad esso collegati. 4. Il partecipante, al quale è rivolta una richiesta con cui è esercitato taluno dei diritti di cui all'articolo 7 del Codice relativamente alle informazioni creditizie registrate in un sistema, fornisce direttamente riscontro nei termini previsti dall'art. 146, commi 2 e 3 del Codice e dispone le eventuali modifiche ai dati ai sensi dell'articolo 4, comma 5. Se la richiesta è rivolta al gestore, quest'ultimo provvede anch'esso direttamente nei medesimi termini, consultando ove necessario il partecipante. 5. Qualora sia necessario svolgere ulteriori o particolari verifiche con il partecipante, il gestore informa l'interessato di tale circostanza entro il termine di quindici giorni previsto dal Codice ed indica un altro termine per la risposta, che non può essere superiore ad ulteriori quindici giorni. Durante il periodo necessario ad effettuare le ulteriori verifiche con il partecipante, il gestore: a) nell'arco dei primi quindici giorni, mantiene nel sistema di informazioni creditizie l'indicazione relativa allo svolgimento delle verifiche, tramite specifica codifica o apposito messaggio da apporre in corrispondenza dei dati oggetto delle richieste dell'interessato; b) negli ulteriori quindici giorni, sospende la visualizzazione nel sistema di informazioni creditizie dei dati oggetto delle verifiche. 6. In caso di richieste di cui al comma 4 riguardanti effettive contestazioni relative ad inadempimenti del venditore/fornitore dei beni o servizi oggetto del contratto sottostante al rapporto di credito, il gestore annota senza ritardo nel sistema di informazioni creditizie, su richiesta dell'interessato, del partecipante o informando quest'ultimo, la notizia relativa all'esistenza di tali contestazioni, tramite l'inserimento di una specifica codifica da apporre in corrispondenza dei dati relativi al rapporto di credito. Articolo 9. Uso di tecniche o sistemi automatizzati di credit scoring
1. Nei casi in cui i dati personali contenuti in un sistema di informazioni creditizie siano trattati anche mediante l'impiego di tecniche o sistemi automatizzati di credit scoring, il gestore e i partecipanti assicurano il rispetto dei seguenti principi: a) le tecniche o i sistemi, messi a disposizione dal gestore o impiegati per conto dei partecipanti, possono essere utilizzati solo per l'istruttoria di una richiesta di credito o per la gestione dei rapporti di credito instaurati; b) i dati relativi a giudizi, indicatori o punteggi associati ad un interessato sono elaborati e comunicati dal gestore al solo partecipante che ha ricevuto la richiesta di credito dall'interessato o che ha precedentemente comunicato dati riguardanti il relativo rapporto di credito e, comunque, non sono conservati nel sistema di informazioni creditizie ai sensi dell'art. 6 del presente codice, né esi accessibili agli altri partecipanti; c) i modelli o i fattori di analisi statistica, nonché gli algoritmi di calcolo dei giudizi, indicatori o punteggi sono verificati periodicamente con cadenza almeno annuale ed aggiornati in funzione delle risultanze di tali verifiche; d) quando la richiesta di credito non è accolta, il partecipante comunica all'interessato se, per istruire la richiesta di credito, ha consultato dati relativi a giudizi, indicatori o punteggi di tipo negativo ottenuti mediante l'uso di tecniche o sistemi automatizzati di credit scoring e, su sua richiesta, gli fornisce tali dati, nonché una spiegazione delle logiche di funzionamento dei sistemi utilizzati e delle principali tipologie di fattori tenuti in considerazione nell'elaborazione. Articolo 10. Trattamento di dati provenienti da fonti pubbliche
1. Nei casi in cui il gestore di un sistema di informazioni creditizie, direttamente o per il tramite di società collegate o controllate, effettua in ogni forma il trattamento di dati personali provenienti da pubblici registri, elenchi, atti o documenti conoscibili da chiunque o comunque fornisce ai partecipanti servizi per accedere ai dati provenienti da tali fonti, fermi restando i limiti e le modalità che le leggi stabiliscono per la loro conoscibilità e pubblicità, nonché le disposizioni di cui all'art. 61, comma 1, del Codice, il gestore e i partecipanti assicurano il rispetto dei seguenti principi: a) i dati personali provenienti da pubblici registri, elenchi, atti o documenti conoscibili da chiunque, se registrati, devono figurare in banche di dati personali separate dal sistema di informazioni creditizie e non interconnesse a tale sistema; b) nel caso di accesso del partecipante a dati personali contenuti sia in un sistema di informazioni creditizie, sia in una delle banche di dati di cui alla lett. a), il gestore adotta le adeguate misure tecniche ed organizzative al fine di assicurare la separazione e la distinguibilità dei dati provenienti dal sistema di informazioni creditizie rispetto a quelli provenienti da altre banche dati, anche attraverso l'inserimento di idonee indicazioni, eliminando ogni possibilità di equivoco circa la diversa natura ed origine dei dati oggetto dell'accesso; c) quando la richiesta di credito non è accolta, il partecipante comunica all'interessato se, per istruire la richiesta di credito, ha consultato anche dati personali di tipo negativo nelle banche di dati di cui alla lett. a) e, su sua richiesta, specifica la fonte pubblica da cui provengono i dati medesimi. Articolo 11. Misure di sicurezza dei dati
1. I dati personali oggetto di trattamento nell'ambito di un sistema di informazioni creditizie hanno carattere riservato e non possono essere divulgati a terzi, al di fuori dei casi previsti dal Codice e nei precedenti articoli. 2. Le persone fisiche che, in qualità di responsabili o di incaricati del trattamento designati dal gestore o dai partecipanti, hanno accesso al sistema di informazioni creditizie, mantengono il segreto sui dati personali acquisiti e rispondono della violazione degli obblighi di riservatezza derivanti da un'utilizzazione dei dati o una divulgazione a terzi per finalità diverse o incompatibili con le finalità di cui all'art. 2 del presente codice o comunque non consentite. 3. Il gestore e i partecipanti adottano le misure tecniche, logiche, informatiche, procedurali, fisiche ed organizzative idonee ad assicurare la sicurezza, l'integrità e la riservatezza dei dati personali e delle comunicazioni elettroniche in conformità alla disciplina in materia di protezione dei dati personali. 4. Il gestore adotta adeguate misure di sicurezza al fine di garantire il corretto e regolare funzionamento del sistema di informazioni creditizie, nonchè il controllo degli accessi. Questi ultimi sono registrati e memorizzati nel sistema informativo del gestore medesimo o di ogni partecipante presso cui risieda copia della stessa banca dati. 5. In relazione al rispetto degli obblighi di sicurezza, riservatezza e segretezza di cui al presente articolo, il gestore e i partecipanti impartiscono specifiche istruzioni per iscritto ai rispettivi responsabili ed incaricati del trattamento e vigilano sulla loro puntuale osservanza, anche attraverso verifiche da parte di idonei organismi di controllo. Articolo 12. Misure sanzionatorie
1. Ferme restando le sanzioni amministrative, civili e penali previste dalla normativa vigente, i gestori e i partecipanti prevedono d'intesa tra di loro, anche per il tramite delle associazioni che sottoscrivono il presente codice, idonei meccanismi per l'applicazione, in particolare da parte delle associazioni di categoria che sottoscrivono il presente codice o dell'organismo di cui all'art. 13, comma 7, previa informativa al Garante, di misure sanzionatorie graduate a seconda della gravità della violazione. Le misure comprendono il richiamo formale, la sospensione o la revoca dell'autorizzazione ad accedere al sistema di informazioni creditizie e, nei casi più gravi, anche la pubblicazione della notizia della violazione su uno o più quotidiani o periodici nazionali, a spese del contravventore. Articolo 13. Disposizioni transitorie e finali
1. Le misure necessarie per l'applicazione del presente codice di deontologia e di buona condotta sono adottate dai soggetti tenuti a rispettarlo al più tardi entro il 30 aprile 2005. 2. Entro il termine di cui al comma 1, il gestore del sistema centralizzato di rilevazione dei rischi di importo contenuto, istituito con deliberazione Cicr del 3 maggio 1999 (pubblicata in G.U. 8 luglio 1999, n. 158), nonché i relativi partecipanti, adottano le misure necessarie per l'applicazione degli artt. 5 e 8, commi 1, 2, 3, 4 e 5, primo periodo, del presente codice in tema di informativa agli interessati e di esercizio dei diritti, ad integrazione di quanto previsto nel punto 3 delle istruzioni della Banca d'Italia (pubblicate in G.U. 21 novembre 2000, n. 272). 3. I partecipanti forniscono entro i tre mesi successivi al termine di cui al comma 1, nell'ambito delle comunicazioni periodiche inviate alla clientela, le informazioni di cui all'art. 5, commi 1 e 2, del presente codice eventualmente non comprese nelle informative precedentemente rese agli interessati i cui dati personali risultino già registrati in un sistema di informazioni creditizie. 4. In sede di prima applicazione delle disposizioni di cui all'art. 6, comma 6, i gestori riducono entro il 30 giugno 2005, ad un termine non superiore a trentasei mesi, i tempi di conservazione dei dati personali relativi ad informazioni creditizie di tipo positivo. Entro il 31 dicembre 2005 l'organismo di cui al comma 7 valuta, con atto motivato, se l'esperienza maturata e l'incidenza delle misure previste dal presente codice sui diritti degli interessati, tenuto anche conto dell'efficienza dei sistemi di informazioni creditizie, giustifichino il mantenimento del predetto termine di trentasei mesi. Il medesimo termine si intende mantenuto qualora il Garante, su richiesta del predetto organismo o di propria iniziativa, non disponga diversamente. Entro il 31 gennaio 2006 il Garante dispone la pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale del proprio provvedimento o di un avviso indicante il termine da osservare. 5. Al fine di consentire il controllo sulla corretta attuazione delle disposizioni del presente codice, ogni gestore comunica al Garante, non oltre due mesi dal termine di cui al comma 1 e secondo le modalità indicate da quest'ultimo: a) oltre ai propri estremi identificativi e recapiti, una descrizione generale delle modalità di funzionamento del sistema di informazioni creditizie e di accesso da parte dei partecipanti, che permetta di valutare l'adeguatezza delle misure, anche tecniche ed organizzative, adottate per l'applicazione del presente codice; b) in relazione alle parti aventi riflessi in materia di protezione dei dati personali e di applicazione del presente codice, i modelli di contratti, accordi, convenzioni, regolamenti o istruzioni che disciplinano le modalità di partecipazione ed accesso dei partecipanti al sistema di informazioni creditizie, nonché la documentazione circa le misure adottate in tema di sicurezza, riservatezza e segretezza dei dati; c) i documenti di cui agli articoli 3, commi 3 e 4, 5, commi 4 e 5, e di cui al successivo comma 7. 6. Le comunicazioni di cui al comma 5 sono inviate al Garante, anche successivamente al predetto termine, da qualsiasi titolare che, in qualità di gestore di un sistema di informazioni creditizie, intenda procedere ad un trattamento di dati personali soggetto all'ambito di applicazione del presente codice. I gestori trasmettono al Garante eventuali variazioni delle comunicazioni e dei documenti precedentemente inviati, non oltre la fine dell'anno in cui sono avvenute le variazioni. 7. Il gestore effettua verifiche periodiche, con cadenza almeno annuale, sulla liceità e correttezza del trattamento, controllando l'esattezza e completezza dei dati riferiti ad un congruo numero di richieste/rapporti di credito, estratti a campione. Il controllo è eseguito da un organismo composto da almeno un rappresentante del gestore, un rappresentante dei partecipanti designato a rotazione e un rappresentante delle associazioni dei consumatori designato dal Consiglio nazionale dei consumatori ed utenti. Il verbale dei controlli è trasmesso al Garante. 8. Allo scopo di vigilare sulla puntuale osservanza delle disposizioni contenute nel presente codice e fermi restando i poteri previsti dal Codice in materia di accertamenti e controlli, il Garante può concordare con il gestore l'esecuzione di altre verifiche periodiche presso i luoghi ove si svolge il trattamento dei dati personali, con eventuali accessi, anche a campione, al sistema di informazioni creditizie. Il Garante può eseguire analoghi controlli concordati sugli accessi effettuati da parte dei partecipanti. 9. Le associazioni di categoria che sottoscrivono il presente codice e i gestori avviano forme di collaborazione con le associazioni dei consumatori e con il Garante, al fine di individuare sia soluzioni operative per il rispetto del presente codice, sia sistemi alternativi di risoluzione delle controversie derivanti dall'applicazione del presente codice. 10. Il Garante, anche su richiesta delle associazioni di categoria che sottoscrivono il presente codice, promuove il periodico riesame e l'eventuale adeguamento alla luce del progresso tecnologico, dell'esperienza acquisita nella sua applicazione o di novità normative. Articolo 14. Entrata in vigore
1. Il presente codice si applica a decorrere dal 1° gennaio 2005. |
